Mobile Working, che fatica!

Cambiano gli strumenti, cambiano le modalità di lavoro. Si parla sempre più spesso di Mobile Working. Le nuove tecnologie e fenomeni come la ‘consumerizzazione’ (dove i consumer, cioè gli utenti, guidano le logiche d’acquisto) o quello che viene chiamato BYOD (Bring your own device, che significa usare sul lavoro i dispositivi personali) stanno in effetti rivoluzionando e ridisegnando le abitudini in ufficio. Il punto è che il nuovo non è ancora del tutto pronto a sostituire il vecchio, e affinché nel cambiamento non si disperdano energie serve sapere quali sono gli strumenti giusti. Alcuni elementi inquadrano bene l’argomento.

Il 79% dei dipendenti lavora oggi come parte di un team virtuale, ma solamente il 44% ritiene che le interazioni virtuali siano efficaci quanto quelle reali, mentre ben il 43% degli utenti non è soddisfatto delle tecnologie di collaborazione che ha a disposizione. Questi dati emergono dalla recente indagine condotta da Siemens Enterpirse Communications che ha scattato un’inedita fotografia dello stato attuale dell’ambiente e delle modalità di lavoro.

Il sondaggio, realizzato tra settembre e ottobre 2012 in Nord America, America Latina ed Europa Occidentale, lancia un segnale importante verso le aziende che hanno l’opportunità, dotandosi delle risorse e delle tecnologie adeguate, di migliorare il proprio rendimento valorizzando il potenziale inespresso dei propri team. Allo stato elle cose, senza gli strumenti giusti, il Mobile Working sembra infatti una fatica più che un’opportunità.

Lo studio, esaminando sia il lavoro mobile e come viene percepito dai dipendenti, sia gli strumenti utilizzati per comunicare in mobilità, ha evidenziato come la maggior parte delle aziende, pur disponendo di una forza lavoro mobile, delocalizzata e remota, si limita a fornire ai dipendenti un pc portatile, un telefono fisso e un accesso email mobile.  Spesso però i dipendenti non sono in grado oppure non sanno come interagire al meglio per costruire relazioni in un mondo prevalentemente virtuale.

Gli strumenti più utilizzati dai team virtuali restano ancora le e-mail (93%) e il telefono  (89 %); tuttavia soltanto il 54% degli utenti ritiene che questi strumenti siano sufficienti. Il 72 % ritiene che il lavoro di squadra sarebbe più efficace via video; tuttavia soltanto il 34% ne fa uso. Il 43% degli utenti si sente frustrato e non è in grado di utilizzare al meglio gli strumenti di collaborazione di cui dispone, perché non funzionano bene o perché sono difficili da usare. Il 75% ritiene che i membri di un team virtuale siano più esposti alle distrazioni. Solamente l’8% delle aziende ha stabilito delle procedure per gestire la performance dei team al fine di garantire un rendimento ottimale.

Dal sondaggio di Siemens Enterpirse Communications emergono alcune raccomandazioni per le aziende. La prima è quella che consiglia di spostare l’attenzione ‘dalle porte alle persone’:  l’industria e i clienti devono guardare oltre la tecnologia, focalizzandosi sugli individui, fornendo da subito ai dipendenti gli strumenti per migliorare la comunicazione, la collaborazione e i risultati del team.

Allineare l’esperienza d’uso con i nuovi stili di vita e di lavoro. La mobilità oggi è la norma. Gli utenti pretendono che gli strumenti di lavoro siano semplici ed eleganti come le tecnologie che usano nella vita privata.  Le aziende dovrebbero utilizzare soluzioni di comunicazione in grado di permettere agli utenti di muoversi agilmente tra i diversi tipi di media (voce, testo, video e social) con un’esperienza d’uso logica, intuitiva e piacevole.

Integrare la comunicazione unificata nel modo di lavorare.  Le soluzioni di comunicazione devono essere strettamente integrate con le applicazioni e gli strumenti già esistenti; devono essere facili da usare e semplificare la visualizzazione dei contenuti, per fornire solo le informazioni richieste dagli utenti nel formato desiderato.

Pubblicato da Michele Ciceri il 24 Dicembre 2012