Come creare una to do list senza stress

Ad alcuni la to do list mette ansia, ad alcuni la toglie, io sono nella seconda categoria ma sostengo che tutto dipenda dal modo in cui la si prepara. Vi sfido ad imparare a creare una to do list senza stress e poi valutare. Ci sono tanti modi per approcciarsi a questo strumento, sia dal punto di vista grafico, affatto banale, sia dal punto di vista organizzativo.

To do list cartacea o digitale, fatta la sera prima oppure al mattino, oppure a tappe, con modifiche continue. Ciascuno di noi ha sicuramente un modo proprio, ecco qualche consiglio per migliorare ed evitare di procrastinare ma senza allo stesso tempo lasciarsi schiavizzare dalla lista del giorno.

1. Iniziamo con il chiarire una cosa: la to do list deve essere una sola. Scegliere dove preferite farla, se sul telefono oppure su un foglietto da portare sempre con sé, ma non stiliamo doppie liste perché finiremmo per non rispettarne nessuna. Sono permesse delle doppie liste solo se una riguarda un arco di tempo vasto, come ad esempio cose da fare questo mese, e l’altra quelle da fare in un giorno
2. Un’altra lista che possiamo creare, non quotidianamente ma una volta per sempre, è quella delle cose da non fare. Qui possiamo elencare tutte quelle attività che divorano il nostro tempo e le nostre energie.
3. Iniziamo la nostra to do list. Per prima cosa, scegliamo. Sì, non deve contenere troppi punti perché deve essere credibile. Dobbiamo fare tutto in un giorno. Quando decidiamo i nostri obiettivi, è importante che siano raggiungibili, se no firmiamo un appuntamento con la frustrazione serale. Se per un po’ di giorni di seguito ci accorgiamo che arriviamo sempre al due terzi della to do list, non siamo pigre ma non abbiamo idea del tempo che ci serve per svolgere alcuni punti. Riduciamo la lista e cerchiamo di prendere le misure. Non c’è un numero giusto di punti, dipende molto dalle singole attività, ma ciascuno sa quanto tempo più o meno richiedono, a meno di imprevisti.
4. Quando compiliamo la nostra lista, dobbiamo essere molto precisi in modo che con un colpo d’occhio, durante la giornata, possiamo capire cosa dobbiamo fare. La dicitura deve spiegare bene cosa abbiamo deciso di fare in quella giornata, con tutti i possibili riferimenti che ci possono tornare utili. Spesso infatti scriviamo dando le cose per scontato e poi quando le rileggiamo, anche solo il giorno dopo, sprechiamo tempo nel ricostruire ciò che troviamo scritto.
5. Non programmare compiti generici, tipo “lavorare su quel progetto”. Per riuscire a concludere veramente qualcosa è fondamentale essere specifici, ad esempio: “scrivere l’introduzione del progetto”, oppure “scrivere la prima pagina del progetto”. Essere generici o troppo ambiziosi in questo caso è inefficace: conta di più essere realistici e riuscire a fare quanto si è previsto. Done is better than perfect, giusto?
6. Tenere presente il proprio bioritmo e le proprie fasce orarie di massimo rendimento: ognuno di noi è diverso, c’è chi la mattina è già iperattivo&produttivo e rende meno nel pomeriggio. Chi non si sveglia del tutto prima del terzo caffè e chi lavora di notte. Nel preparare la nostra lista delle cose da fare dobbiamo tenerne conto: inutile mettere in ballo di portare a termine compiti ambiziosi negli orari in cui sappiamo bene che saremo esauriti. Ha senso programmare di farli nei momenti in cui sappiamo che possiamo rendere di più.
7. Proprio per questo, la to do list non può essere come la lista della spesa: i vari punti non sono intercambiabili. Deve essere stilata con un senso logico, in base alle priorità e con la consapevolezza dei nostri momenti di maggior rendimento.
8. Fare come prima cosa quella più complicata: idealmente, dovremmo concludere entro l’ora di pranzo il compito più noioso o più complicato. Fatto quanto ci suscita maggiori pruriti, il resto della giornata filerà sicuramente più liscio.
9. Se una cosa viene rimandata più volte al giorno dopo, non esitare a depennarla dalla lista. Probabilmente non è affatto una priorità.

In questo modo, si alzano le probabilità quotidiane di riuscire a depennare tutti gli elementi della lista. Sì, lo so che è difficile ridurre. E’ difficile rinunciare alla tentazione di sentirsi novelle Wonderwoman o Superman contemporanei in grado di surfare sull’arco delle 24 ore portando a termine i compiti più disparati: ma non siamo supereroi, siamo umani.

Per non arrivare a sera frustrati per non aver realizzato gli obiettivi troppo ambiziosi che ci siamo posti, finendo per allungare la lista del giorno dopo in un circolo vizioso demotivante, ha più senso sfruttare saggiamente qualche basica nozione di psicologia e gestire la questione con consapevolezza: in questo modo si può avere davvero la soddisfazione di aver concretizzato e prodotto qualcosa nell’arco della giornata.

Il trucco è darsi obiettivi quotidiani realistici, impegnarsi per portarli a termine… e farlo di nuovo il giorno successivo. Poi ancora. E ancora.Non ha senso darsi un obiettivo da raggiungere senza essere in grado di saper gestire il percorso che ci deve portare a quel punto: quel percorso si costruisce sulla lista delle nostre priorità quotidiane.

Pubblicato da Marta Abbà il 20 Settembre 2019