Come risparmiare nella gestione dei documenti

Il giorno che vi chiederete quanto costa un documento scoprirete quanto si può risparmiare ed essere più green in questo campo. Non parliamo di marche da bollo o tasse in genere, quelle sono un altro spinoso discorso, ma del costo di produzione e gestione di un qualsiasi documento (fatture, bolle, ddt…) da quando viene generato (facciamo in Word o in Pdf per stare sul semplice) a quando viene archiviato da qualche parte, spesso in forma cartacea perché la legge vuole così.

Ebbene, produrre e gestire un documento dall’inizio alla fine costa tanto, più di quanto si immagini e spesso più del valore reale associabile al documento stesso. È un costo che pesa sulle aziende, e sulla pubblica amministrazione, che inevitabilmente ricade sui singoli, clienti o utenti che siano. È anche un costo ambientale perché produzione scriteriata e cattiva gestione dei documenti sono fonte di inquinamento e di consumo di materie prime.

In un’azienda la gestione dei processi documentali, cioè la governance documentale, è una delle aree a maggior potenziale in fatto di risparmio energetico, efficienza e sostenibilità ambientale. Il risparmio energetico si può ottenere con la razionalizzazione del parco stampanti o la loro sostituzione con dispositivi meno energivori; l’efficienza con l’adozione di processi e strumenti che semplificano la gestione dei documenti (per esempio diminuiscono il numero di stampe); la sostenibilità ambientale, sempre più un dovere per le imprese, con l’adozione di policy aziendali green.

Se ci pensiamo bene ci accorgiamo che si tratta di cose che tutti sappiamo, il guaio è che le aziende (ma parliamo anche della pubblica amministrazione) trovano difficoltà a stabilire obiettivi green e ad analizzare le implicazioni ambientali della governance documentale, tra cui i consumi energetici e il riciclo. Generalmente non vengono monitorati neppure i processi di natura più strategica e ci si affida alla sensibilità dei singoli: ‘stampa in modalità fronte-retro’ è un consiglio dei più saggi ma da solo non basta.

Queste considerazioni sono contenute per esempio nel ‘Ricoh Document Governance Index 2012’, lo studio che Ricoh dedica ogni anno al tema della gestione documentale con particolare attenzione al tema della sostenibilità ambientale. Secondo Ricoh, di cui non è nuovo l’orientamento green, le lacune in tema di governance documentale spesso non consentono di cogliere le opportunità di una gestione documentale economica ed eco-compatibile.

Per le aziende che vogliono ridurre i costi e l’impatto ambientale della gestione dei documenti, Ricoh ha varato il Sustainability Optimisation Programme, un percorso sviluppato per rendere sostenibile la gestione dei documenti riducendo l’impatto ambientale e i costi di questi processi. I risultati che le aziende ottengono sono quantificati e certificati. Ai clienti viene rilasciato un certificato che mette a confronto la situazione di partenza con quella successiva all’implementazione del progetto e attesta la riduzione dell’impatto ambientale.

Pubblicato da Michele Ciceri il 12 Luglio 2013